• Culture4grow

Firma w czasie koronawirusa cz. 2

Aktualizacja: kwi 15

Zdalna komunikacja z zespołem.


Videokonferencja/praca zdalna

Wiele zespołów na czas epidemii zostało wydelegowanych do trybu pracy zdalnej. Ma to na celu zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy, a także zapewnić bezpieczeństwo jej pracownikom.

Zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy, a także zapewnić bezpieczeństwo pracownikom.

Wiąże się to z nowymi wyzwaniami dla menadżerów, np. Jak dbać o współpracę zespołu, zachowując jego pełną efektywność i zaangażowanie w pracę, bez kontaktu fizycznego? W bezpośrednim kontakcie jesteśmy w stanie więcej wyczytać z rozmowy z drugim człowiekiem. Połączenie tonu głosu, mimiki, postawy ciała daje nam mnóstwo dodatkowych informacji, które kształtują nam odbiór. Natomiast w pracy zdalnej jesteśmy zdani bardzo często, tylko i włącznie na dźwięk głosu naszego rozmówcy.


Zdalna komunikacja w zespole może zakłócić jego współpracę, zrozumienie i wpływać na jego efektywność. Dlatego, aby osiągnąć najwyższy poziom efektywności, menadżerowie zdalnych zespołów muszą znaleźć nowe sposoby działania.

A więc na co należy, w tym wypadku zwrócić uwagę? Istotne jest przede wszystkim, aby mięć świadomość możliwości i ograniczeń takiej współpracy. Pod uwagę należy wziąć, że we współpracy zdalnej występują trzy rodzaje dystansu:


  1. Fizyczny (miejsce i czas),

  2. Operacyjny (wielkość zespołu, przepustowość łącza, poziom umiejętności),

  3. Bliskości (wartości, zaufanie oraz wzajemna zależność).


Te elementy powinny determinować dobór narzędzi przez menadżera i jego sposobów pracy nad efektywnością i zaangażowaniem zespołu pracującego zdalnie. Jest również kilka zasad, które warto, żeby menadżer wprowadził, aby jego zespół działał efektywniej.


Zasada nr 1 Koncentruj się na ograniczeniu dystansu bliskości

Staraj się prowadzić spotkania z zespołem za pomocą wideokonferencji. Jest to doskonała forma zastępująca fizyczne meetingi w firmie. Dużo bardziej sprzyjająca nawiązaniu kontaktu oraz budowaniu empatii niż e-maile czy rozmowa telefoniczna. Możesz wykorzystać do tego takie narzędzie jak np. Clickmeeting - oparta o przeglądarkę internetową platforma do webinarów i wideokonferencji, działająca na wszystkich urządzeniach bez względu na system operacyjny. Poza wersją na przeglądarki dostępna jest aplikacja mobilna na systemy Android i iOS. ClickMeeting jest dostępny w 7 językach. Także jeśli w Twoim zespole znajdują się osoby innych narodowości to może ułatwić Wam współpracę. Jest to świetne narzędzie do prowadzenia wideokonferencji z ułatwiającymi nam spotkanie funkcjami, takimi jak wyświetlanie prezentacji, tworzenie sond czy udostępniania pulpitu, które umożliwia wspólne przeglądanie dokumentów.


Videokonferencja/praca zdalna

Zasada nr 2 Rytuały budujące wirtualny zespół

Dzięki wprowadzeniu takich rytuałów Twoi pracownicy będą mieli możliwość regularnych interakcji między sobą i doświadczać codziennie umiejętności bezpośredniej współpracy. Może to być codzienne 15 minutowe spotkanie wszystkich członków zespołu, o konkretnej godzinie, mające na celu omówienie projektu czy podsumowanie prac. W zależności od wielkości zespołu możecie na przykład umawiać się codziennie o 13:00 na wirtualną kawę i ploteczki. Świętujcie razem ważne daty dla firmy, urodziny, imieniny, zamknięcia projektów. Innym sposobem jest również organizowanie raz na jakiś czas wirtualnych spotkań integracyjnych, mających na celu rozluźnienie atmosfery, zgranie zespołu, oderwanie od rzeczywistości zawodowej. Jako menadżer możesz na ten czas przygotować jakąś angażującą grę lub poprosić członków zespołu, aby przygotowali coś zabawnego.


Zasada nr 3 Krótko, prosto i konkretnie.

Ten czas powinno wykorzystać się do wypracowania sposobu przekazywania komunikatów niezwykle jasnych w przekazie, bez względu na medium. W myśl zasady, że nie można nigdy wypowiadać się zbyt jasno, za to łatwo komunikować się mniej jasno, niżby należało. Pamiętajmy, że nasi pracownicy nie mają tyle szans doprecyzowania tematu, jakby to miało miejsce w biurze. A jednocześnie chcielibyśmy uniknąć telefonów, co 5 minut z kolejnym pytaniem. Dlatego warto poświęcić trochę więcej czasu na przygotowanie informacji, tak aby nie budziła ona żadnych wątpliwości. Nie zapominaj też o czterech elementach dobrej komunikacji menadżera, takich jak uważne słuchanie, empatia, pokora i odwaga.


Zasada nr 4 Nie nękaj.

Praca zdalna często kojarzy się z nic nie robieniem. A bo to w domu to nie praca, a bo to z domownikami to nie praca. Nic bardziej mylnego. Owszem wymaga od nas więcej samodyscypliny ale nie możemy zakładać, że skoro nasi pracownicy pracują w trybie zdalnym to nic nie robią. Dowodem na to jest choćby to, że mają deadliny i muszą rozliczyć się z projektu. Także nie bombarduj zespołu ciągłymi wiadomościami, co robią, na jakim etapie są, czy otrzymali Twoją wiadomość, wszystkimi możliwymi kanałami mediowymi - mail, telefon, sms, wideokonferencja. Nadużywanie tych sposobów kontaktu może być formą dominacji cyfrowej, formą nieustannego i uciążliwego odrywania od pracy, tworząc tym samym efekt piły (po oderwaniu się od wykonywania danego zadania umysł potrzebuje dłuższej chwili, aby móc powrócić do pracy). Każde medium nakłada na odbiorcę różne wymagania czasowe. Korzystanie z nich wszystkich, dla przekazania tego samego komunikatu jest nieefektywne, często irytujące, a już na pewno nie budujące dobrej współpracy zespołowej. Mądrze wybieraj intensywność przekazu cyfrowego.




Literatura:

https://www.hbrp.pl/b/dyscyplina-sluchania/1CfedwedN

http://magazynlbq.pl/6-mechanizmow-ktore-musisz-poznac-jesli-chcesz-skutecznie-zarzadzac-soba-w-czasie/

https://clickmeeting.com/pl


16 wyświetlenia
KONTAKT

© 2019 by Culture4Grow 

  • Facebook Social Ikona
  • LinkedIn Ikona społeczna

CULTURE4GROW Anna Chybicka

Ul. Kościuszki 7/5

81-704 Sopot

Tel: +48 600 225 216

aneta.chybicka@culture4grow.com