Narzędzia efektywnego prowadzenia zebrań
Długie i codzienne serie spotkań firmowych są zmorą wielu organizacji. Często zabierają nam dużo czasu w ciągu naszego dnia pracy. Wiele osób opisuje wejście do sali konferencyjnej, jak wpadnięcie w pułapkę, z której nie udaje się wydostać przez cały dzień pracy. Co zrobić by przywrócić równowagę dnia pracy i poprawić efektywność spotkań?
Otóż należy trzymać się kilku zasad, które po zastosowaniu mogą sprawić, że nasze spotkania poprawią naszą efektywność i tym samym skrócą czas ich trwania. Na początek zadbaj o ważne punkty przed spotkaniem, a także o jego stałe elementy, które nie zmieniają się bez względu na okoliczności.
Przed zebraniem
Sprecyzuj cel spotkania.
By zapewnić swobodę wypowiedzi uczestnikom, staraj się nie zapraszać więcej niż 12 osób. W większym gremium komunikacja może być zakłócona z powodu rywalizacji o głos.
Zapraszaj na spotkania osoby, których obecność jest konieczna dla omawianych spraw. Pozostałym pozwól skupić się na innych, ważnych zajęciach.
Ustal porządek obrad, dzięki temu wszyscy będą mieli jasność do przebiegu spotkania.
Zawczasu dostarcz uczestnikom informacje, aby zapobiec debatowaniu „Po co się tu właściwie spotkaliśmy”.
Stałe elementy każdego zebrania
Otwarcie spotkania
Sprawdzenie, czy jest kworum
Ustalenie harmonogramu
Prowadzenie spotkania zgodnie z harmonogramem
NARZĘDZIA EFEKTYWNEGO PROWADZENIA ZEBRAŃ
PILNUJ TEMATU
Rozpoczynając zebranie wyraźnie zakomunikuj cel i oczekiwania wobec spotkania. To zapobiega dygresjom i kieruje uwagę na sprawy kluczowe.
Co jakiś czas przypominaj o temacie spotkania, szczególnie gdy uwaga grupy rozprasza się.
Ucinaj dygresje.
Gdy pojawi się temat, który dotyczy tylko części uczestników, zasugeruj, by omówili go po spotkaniu.
DBAJ O KOMUNIKACJĘ
Często ludzie chcą podzielić się uwagami natychmiast, zwłaszcza gdy temat budzi emocje. Jesteś po to, by im to ułatwić. Jednak nie wszystkim na raz. Dbaj, by mówili pojedynczo i nie przerywali wypowiedzi innych.
Gdy dyskusja nabiera rumieńców, udzielaj głosu wedle kolejności zgłaszających chęć wypowiedzi. To niełatwe – wymaga dużej uwagi i szybkiego reagowania na to, co dzieje się przy stole.
Stosuj parafrazę, by upewnić się, czy dobrze rozumiesz treść wypowiedzi. To również autorowi komunikatu da poczucie, że został odebrany zgodnie ze swoimi intencjami.
Co pewien czas rób podsumowania – ukazują „dorobek” spotkania oraz koncentrują uwagę uczestników na najważniejszych wątkach.
PILNUJ CZASU
Trzymaj się ustalonego czasu spotkania. Wszelkie odstępstwa powodują bałagan.
Ustal normy dotyczące czasu wypowiedzi (np. 3 minuty). Tego rodzaju ograniczenie dyscyplinuje osoby zabierające głos i każe się skoncentrować na meritum.
Przypominaj o upływie czasu. To wpływa mobilizująco.
AKTYWIZUJ UCZESTNIKÓW
Zadbaj, by każdy z uczestników wniósł swój wkład w spotkanie. Mniej aktywnych zachęcaj pytaniami, proś o komentarze, sugestie.
Stosuj pytania otwarte - do rozwijania tematu i zamknięte – do precyzowania wypowiedzi interlokutora.
Wprowadzaj elementy pracy w mniejszych zespołach.
Stosuj techniki twórczego myślenia.
ZADBAJ O DOKUMENTACJĘ
Wyznacz osobę do protokołowania spotkania. Nie zapisane informacje lub pomysły umykają.
Ważniejsze pomysły lub wątki wypisz na flipchart’cie. To pozwoli się odwołać do już omawianych spraw.
Po zebraniu roześlij do wszystkich uczestników informacje dotyczące wypracowanych rezultatów, wniosków, rozwiązań oraz podjętych decyzji.
Na koniec jeszcze jedna wskazówka od Jeffa Bezzos, szefa Amazona. Jego zdaniem, aby podnieść efektywność spotkania, w zebraniu powinno uczestniczyć jedynie tyle osób, ile można nakarmić dwiema średnimi pizzami!
Może warto to sprawdzić?
Krótkich i efektywnych spotkań Wam życzymy!:)