• Culture4grow

Spotkanie on-line cz. 1

Aktualizacja: kwi 20

Jak stworzyć atrakcyjne spotkanie on-line?


Spotkanie on-line

Zmiana rzeczywistości, która ostatnio nastąpiła zmusiła wiele osób do przeniesienia swojej działalności do świata wirtualnego. Tym samym nieodłącznym jej elementem stała się organizacja spotkań

on-line. Organizowane są one w różnych sprawach i w różnych zespołach. Czasami bywają bardzo ciekawe i inspirujące, innymi razy stają się męczarnią i stratą czasu. Jeśli nie znamy prezentera z wcześniejszych wystąpień to nie jesteśmy w stanie ocenić czy dane wydarzenie będzie wartościowe. Dlaczego tak się dzieje? Najczęstszym powodem jest organizowanie takich spotkań bez wcześniejszego przemyślenia i zaplanowania ich. A to niezwykle ważne, żeby prowadzone przez nas spotkanie miało sprawny przebieg, było efektywne i ciekawe dla uczestników. Oto kilka praktycznych porad dotyczących profesjonalnego organizowania spotkań on-line. Organizując spotkanie powinieneś skupić się na jego trzech etapach:


a) Przed spotkaniem

Zacznij od określenia celu, tego co chcesz podczas spotkania przekazać. Następnie zajmij się przygotowaniem agendy. Niech zawiera najważniejsze punkty i treści, które uznasz za najbardziej wartościowe i pomocne. Na jej podstawie stwórz prezentację, którą będziesz przedstawiał na spotkaniu. Kolejnym krokiem jest ustalenie listy uczestników i wysłanie do nich zaproszeń. Opisz w nich pokrótce cel, planowany przebieg oraz czas trwania spotkania. Jest to istotne ponieważ wiele osób, których tematyka nie będzie dotyczyła lub termin im nie będzie pasował od razu poinformują Cię o swojej nieobecności. Ostatnim elementem tego etapu jest zapoznanie się z narzędziem, które będzie służyło Ci jako źródło komunikacji. Poznaj jego wszystkie funkcje i udogodnienia, które mogą Ci urozmaicić Twoje on-linowe spotkanie. Znajomość narzędzia i sprawne posługiwanie się nim wzbogaci Twój profesjonalny odbiór.


b) W trakcie spotkania

Na początek upewnij się, że masz zainstalowany odpowiedni program, który obsługuje Twoje narzędzie i że umiesz go włączyć. Chwilę przed rozpoczęciem spotkania sprawdź czy narzędzie, z którego korzystasz sprawnie działa (mikrofon, słuchawki, kamera), wszystkie przybory, które będziesz wykorzystywał oraz funkcjonalności. Koniecznie zrób to przed spotkaniem online! Oszczędź uczestnikom patrzenia na Twoją walkę z ustawieniami kamery (profesjonalny kadr jest równie istotny, co obsługa narzędzia, z którego korzystasz), dźwięku czy innych technikaliów. Nie zapomnij również o sprawdzeniu łącza internetowego :) Wszystkie te czynności wykonaj odpowiednio wcześnie, aby wydarzenie rozpoczęło się punktualnie. Szanuj czas uczestników spotkania. Często, zaraz po jego zakończeniu idą na kolejne, więc każda minuta ich uwagi powinna być dla Ciebie cenna. Zadbaj również o swoje otoczenie podczas spotkania. Przejdź do cichego i dobrze oświetlonego pomieszczenia, uprzedź osoby przebywające z Tobą w najbliższej przestrzeni, że rozpoczynasz spotkanie oraz wyłącz koniecznie dzwonek w komórce. Podczas spotkania mów głośno i wyraźnie. Zadbaj o interakcję z uczestnikami, na przykład zadając pytania, robią ankiety, testy, sondaże. Bądź rzeczowy i skoncentrowany na agendzie. Na koniec podsumuj prezentowane przez Ciebie treści.


c) Po spotkaniu

Po zakończeniu spotkania wyślij do każdego uczestnika mail z podziękowaniem za uczestnictwo. Załącz nagranie spotkania lub/i przedstawianą prezentację. Również jeśli podczas spotkania obiecałeś dosłać jakiś dodatkowy materiał to pamiętaj, aby to zrobić. Miłym akcentem, jeśli nie miałeś zamiaru przesyłać uczestnikom prezentacji lub/i nagrania jest stworzenie krótkiej notatki z najważniejszymi punktami. Jest to także moment, w którym możesz zaprosić uczestników na kolejne, organizowane przez Ciebie spotkanie bądź zareklamować swój produkt.


Spotkania on-line rządzą się trochę innymi prawami niż spotkania osobiste z uczestnikami. Nie mniej jednak w obu przypadkach, abyśmy byli odbierani jako kompetentni i profesjonalni, a nasze spotkanie jako merytoryczne, rzeczowe, ciekawe i inspirujące bardzo ważne jest nasze przygotowanie do niego. To właśnie ono decyduje o naszym sukcesie.

Powodzenia!




Literatura:

https://consider.pl/spotkanie-biznesowe-rob-to-dobrze-lub-nie-zawracaj-porady-i-techniki-organizacyjne/

https://katarzynajanoska.pl/spotkanie-online/

https://products.office.com/pl-pl/microsoft-teams/online-meeting-solutions

15 wyświetlenia
KONTAKT

© 2019 by Culture4Grow 

  • Facebook Social Ikona
  • LinkedIn Ikona społeczna

CULTURE4GROW Anna Chybicka

Ul. Kościuszki 7/5

81-704 Sopot

Tel: +48 600 225 216

aneta.chybicka@culture4grow.com